10 października 2016, 11:18
W każdy biurze, urzędzie czy lokalnej firmie znajdzie się mnóstwo dokumentów, które wymagają odpowiedniego uporządkowania. Nie wszystkie mają jednakowy priorytet- jedne są bardzo ważne, inne trochę mniej. Każdy powinien wypracować odpowiedni system, który będzie sprawnie funkcjonował każdego dnia.
Zastosuj odpowiednie kryterium dokumentów
Jeśli nasze dokumenty będą odpowiednio posegregowane i ułożone według pewnego schematu, to nasze biuro będzie sprawnie funkcjonować. Porządkując papiery powinniśmy przede wszystkim zwrócić uwagę na tematykę dokumentów, rodzaj- rozdzielając pisma np. na wnioski, zaświadczenia czy formularze. Kolejne kryterium powinno dotyczyć rodzaju obiegu- wówczas dokumenty muszą zostać rozdzielone na dokumenty wewnętrzne i te, które przychodzą do nas z zewnątrz.Jeśli zastosujemy tego typu kryteria, nasze dokumenty będą przechowywane w ładzie i porządku.
Jakie gadżety są przydatne do segregowania dokumentów?
Wyposażając nasze biuro w pierwszej kolejności powinniśmy zaopatrzyć się w segregatory. To najpopularniejszy sposób na uporządkowanie dokumentów. Wpinając do nich papiery mamy wszystko w jednym miejscu. Bardzo przydatne okazują się również plastikowe kasetki umieszczone na naszym biurku. To z kolei pozwala na zachowanie odpowiedniego porządku na naszym blacie. Jeśli dokumenty będą od razu segregowane w kasetkach- na naszym biurku nie będą zalegać dokumenty czy inne papiery.